Bir çok proje, maalesef tamamlanamadan sona eriyor yada tamamlanınca anlamını yitiriyor. Proje yönetim sürecinde dikkat edilmesi gereken önemli hususlar vardır. Daha önce de bu konuda bir yazı kaleme alan Endüstri Mühendisi Fatmanur  MARAŞ, bu yazıyla konuyu biraz daha detaylandırıyor. Proje yönetim sürecinde önemli hususlara parmak basıyor. [bem]

Daha önceki proje yönetimi hakkındaki yazımın devamı niteliğindeki bu yazıyla proje yönetimi dünyasında biraz daha detaya ineceğiz. Bir önceki yazımı isteyenler buradan okuyabilir.

Proje olarak ele aldığımız çalışma ile ilgili; Projenin faaliyetlerinin nasıl yürütüleceği? Nasıl izlenip kontrol edileceği? Ne kadar zamanda? Kimlerle? Ne kadar maliyet ve bütçe ile? Ne zaman? Nasıl? Hangi ekipman ve araçlarla? Ve Nerede yapılacağı? gibi soruların yanıtlarını proje yaşam döngüsü boyunca nerelerde bulacağımızı göreceğiz.

Biliyorsunuz ki proje yönetimi başlatma, planlama, uygulama, izleme- kontrol ve kapanış olmak üzere 5 aşama ve 10 Bilgi Alanından oluşur.  Aslında bu soruların yanıtları 5 proje aşamasının 10 bilgi alanı içerisinde yer almaktadır. Bilgi alanları aşağıdaki gibidir:

  • Kapsam yönetimi
  • Zaman yönetimi
  • Maliyet yönetimi
  • Kalite yönetimi
  • İnsan kaynakları yönetimi
  • İletişim yönetimi
  • Risk yönetimi
  • Tedarik yönetimi
  • Paydaş yönetimi
  • Entegrasyon yönetimi

Bu bilgi alanlarını bütünleşik bir şekilde kısaca anlatmaya çalışacağım. Projeler proje beratı ile resmi olarak başlatılır (kapsam yönetimi yapılır) ve bu şekilde proje yöneticisine proje ile ilgili tüm yetki verilir. Proje başlamadan önce proje beratı hazırlanır ve projeyi bu belge faaliyete geçirir. Proje kapsam yönetimi bilgi alanı ile yapılacak işler ve işin nasıl yapılacağı, ürün/proje kapsamı belirlenir (projenin çıktısı, hedefi, projeden elde edilecekler gibi), aslında burada yukarıdaki soruların bir çoğunun yanıtları hazırlanmış olur. Bu aşamada doğru – detaylı analiz ve öğrenilmiş dersler önemlidir.

Kapsam netleştirildiğinde projenin belirlediğimiz kapsamını daha küçük parçalara bölmemiz (yönetilebilir şekilde) “İş kırılım yapısını oluşturmamız” gerekir. Ardından her faaliyeti gerçekleştirecek kişileri, faaliyetlerin başlangıç-bitiş zamanlarını, diğer faaliyetlerle öncül-ardıl ilişkilerini ve faaliyetlerde kullanılacak ekipman-araçları da planlamamız gerekir. Tüm bu çalışmaları hazırladığımızda zaman yönetimi, tedarik yönetimi, insan kaynakları yönetimi ve maliyet yönetimi gibi bilgi alanlarını da hazırlamış oluruz.

Başarılı bir kalite planlaması için ise; öncelikle proje hedeflerinin açık ve net şekilde proje beratında ortaya konulmuş olması gerekir. Proje sonucunda elde edilecek ürün ya da hizmetin ne olacağının,  nasıl işlevlere sahip olacağının, müşteri memnuniyetinin nasıl ölçüleceğinin ve başarı ölçütlerinin neler olacağının proje planlama aşamasında tüm paydaşlarla tartışılması ve mutabık kalınması gerekir.

.

Proje yönetim dünyasında örnek olarak çokça paylaşılan yukarıdaki görseli paylaşmak istiyorum. Projenin başarılı olması için müşterinin istediği ürün/hizmeti nasıl tarif ettiği, bizim nasıl anladığımız, takımımızın nasıl uyguladığı ve proje çıktısının nasıl olduğu çok önemlidir. Bu aşama detaylı olarak analiz edilip planlanmadığında yukarıdaki fotoğraftakine benzer durumlarla karşılaşma ihtimalimiz oldukça yüksektir.

Proje insan kaynakları yönetimi ise çok boyutlu bir süreçtir. Projeden etkilenen ve projeyi etkileyen herkes diye ifade edilen proje paydaşlarının (ekip, müşteriler, diğer paydaşlar) projelerden farklı beklentileri bulunur. Proje beklentilerinin doğru karşılanabilmesi için ilgili taraflara liderlik yapmamız ve onları yönlendirmemiz gerekir. Paydaş etki-önem matrisi durumu özetler niteliktedir.

.

Projelerin başarıya ulaşmasındaki en önemli unsur çokça dile getirdiğimiz gibi iletişim yönetimidir ve Proje yöneticisi zamanının büyük bölümünü iletişime harcar.

Proje yöneticisinin başarılı bir proje için; proje ekibi, proje paydaşları ve projeyle ilgili tüm kişiler arasında sağlıklı bir iletişim kurması gerekir.

İletişim yönetiminin planlanması (iletişim yaklaşımlarının planlanması, iletişim araçlarının belirlenmesi ve iletişim sıklığı gibi) önemlidir. Proje uygulama ve izleme -kontrol aşamasında iletişimin kontrolü (durum raporları, ilerleme verileri gibi bilgilerin toplanması ve dağıtılması) istenilen ve belirlenen sıklıkla yapılmalıdır. Özellikle periyodik durum raporları, ilerleme raporları proje için oluşabilecek riskleri önceden farketmemize katkı sağlar.

Projeler doğası gereği bazı faaliyetlerinde belirsizlikler barındırır. Bu belirsizliklerin proje üzerinde oluşturabileceği olumsuz etkilerin sonuçlarına proje riskleri denir.

Bu belirsizlikler, projenin planlanan sürede ve bütçede tamamlanmasını ve /veya hedeflenen çıktı kalitesine (kalite-maliyet-zaman-kapsam) ulaşılmasını engelleyecek olumsuz etkilere yol açabilir.

Projenin başarılı olabilmesi için tüm bilgi alanlarının doğru yönetilmesi gerekir. Bu yönetim aktivitelerini belirleyen, tanımlayan, birleştiren ve koordine eden süreç ise Entegrasyon Yönetimidir.

Projelerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için bir çok yazılım ve uygulama geliştirilmiştir. Bunlardan biri olan ClickUp, hem kişisel hemde iş projelerinizi dijital olarak yönetmede kullanılabilecek en yaygın kullanılan uygulamalardan biridir. Henüz dili Türkçe değil ancak kısa tanıtımı için buraya bakabilirsiniz.

Yazımın teori niteliğinde olan kısmını okuduktan sonra hepimizin proje yöneticisi rolünde yer aldığı “Hayatımıza” Proje Yöneticisi gözlüğü ile bakmanızı tavsiye ederim. Aslında her aşamayı ve bilgi alanını uyguladığımızı göreceksiniz. Ayrıca proje yönetimi konusunda gelişen bir çok araç var.

Fatmanur MARAŞ