Tamamlanan İstanbul Havalimanı, devam eden Çanakkale Boğaz Köprüsü gibi büyük projelerin planlanması ve yürütülmesi başarılı bir proje yönetimini gerektirmektedir. Proje nedir, iyi bir proje yönetiminde nelere dikkat edilmesi gerekmektedir ve projeleri hangi göstergelerle ölçebiliriz? gibi sorulara cevap niteliğindeki yazıyı Endüstri Mühendisi Fatmanur MARAŞ kaleme aldı. (BEM)

Bu yazımda mesleki tecrübelerimi de dikkate alarak hayatımızın neredeyse her adımında adını sıklıkla duyduğumuz kavram olan Proje konusunu ele alacağım.

Proje, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir. (PMBOK®-Guide)

Gerçek hayatta çoğu zaman operasyonların proje olarak değerlendirildiğine şahit olmuşuzdur. Fakat ikisi birbirinden farklı kavramlardır. Örneğin; bir işin proje olması için bir amacı ve belirli bir süre içerisinde belli bir paydaş grubu ya da bireysel olarak gerçekleştirilmesi gerekir. Dolayısıyla proje olarak ele aldığımız çalışmanın; kimlerle, ne zaman, ne kadar zamanda, nasıl ve nerede yapılacağı gibi konular önceden planlanmış ve belirlenmiş olmalıdır. Aynı zamanda bütçe (gelir) ve maliyetinin de ne kadar olacağının planlanmış olması ve proje uygulama sürecinde iken takip edilmesi gerekir. Projeler, aslında Proje yöneticisinin ve proje paydaşlarının zamanının %60’nı etkin iletişim ile geçirdiği disiplinler arası bir çalışmadır.

Operasyon için, bir restoranda yapılan günlük temizlik işlerini düşünebiliriz. Temizlik işleri her gün yapılmak zorunda olup burada proje tanımında olduğu gibi bir özgünlük ve diğer şartlar aranmaz, süreklilik vardır. Elbette operasyonlarda ufak tefek değişiklikler olabilir.

Proje için ise bir metro projesini düşünelim. Projeye başlamadan önce bir keşif çalışması yapılması gerekir. Bir nevi gereksinim analizi PMI tanımı ile kapsam yönetimi de denilebilir. Aslında projenin başlaması için yönetim onayı alınmadan önce kapsama göre önden bir planlama da yapılabilir, bütçe oluşturulabilir. Proje keşif çalışması (kapsam belirleme bu durum daha çok kapsamı net olan projeler için geçerlidir) ardından başlangıç ve bitiş tarihleri belli ise projenin planı ekip üyeleri ve gerekirse paydaşlarında katılımı ile hazırlanabilir. Burada dikkat edilmesi gereken adımlar proje kapsamının takip edilebilir düzeyde plana yansıtılması, her faaliyetin başlangıç ve bitiş tarihleri ile sorumlularının atanması ve proje takviminde aşılmaması gereken kilometre taşlarına yer verilip müşteri ile mutabakat sağlanmasıdır. Proje keşif çalışmasında kapsam netleştirilmiş olsa da zaman içerisinde projede değişiklikler olabilir. Projenin uygulama sürecinde proje başarısını olumsuz yönde etkilemeyecek şekilde proje planının ve planı etkileyen tüm alanların güncellenmesi gerekecektir.

Hayat yolculuğumuzun bir proje olduğunu varsayalım (PMI (Project Management Institute) resmi proje süreçleri: Başlangıç, Planlama, Uygulama, İzleme ve Kontrol, Bitiş. Proje yönetilirken PMI tarafında 5 süreç esas alınır.

Proje süreçlerinin bilgi alanları için projeye (proje ihtiyacına göre) göre dokümantasyon yapılabilir.

PMI Bilgi alanları:

  • Kapsam Yönetimi,
  • Zaman Yönetimi,
  • Maliyet Yönetimi,
  • Kalite Yönetimi,
  • İnsan Kaynakları Yönetimi,
  • İletişim Yönetimi,
  • Risk Yönetimi,
  • Tedarik Yönetimi,
  • Paydaş Yönetimi,
  • Entegrasyon Yönetimi.

Başarılı bir proje yönetimi için “Süreç Yönetimi”’nin esas olduğunu da eklemek istiyorum.

Proje yönetimi kurumlara kısa ve uzun vadede birçok katkı sağlamaktadır. Projelerinizin bilgi alanları ile ilgili elinizde ciddi anlamda bir kurumsal hafıza oluşmasına ve proje devam ederken oluşabilecek risklerin veya fırsatların farkında olunmasına, müşteri ve diğer tüm paydaşlarla disiplinler arası bir proje yönetilmesine, kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasına ve daha önemlisi karlılığın artmasına (projenin planlanan maliyette tamamlanması ile), oluşabilecek zararların minimize edilmesine katkısı olur

Proje yöneticisi olarak bir orkestra şefi olduğunuzu hayal edin.

“Orkestra şefinin görevi her an doğru tempoyu göstermektir,” diyor, kendisi de besteci ve şef olan Richard Wagner. Orkestra şefi sağ elindeki çubuğu ya da sadece ellerini kullanarak tempoyu belirler, devamını sağlar, yeni ölçünün başlangıcını işaret eder, bu yolla bazen yüzden fazla kişiden oluşan orkestrayı bir arada tutar. Bunların tümü orkestranın performansı için önemli görevlerdir. Orkestraya yorum katar, dinler, yönetir, köprü görevi görür vs. (Clemency Burton-Hill, BBC Culture’den alıntıdır).

Bu yazımız proje fizibilite çalışması ile kapsamı proje başlamadan önce netleştirilmiş (inşaat projesi ya da metro projeleri gibi) ve yola çıkılmış olan projeler için hazırlandı ve yorumlanmaya çalışıldı.

Bu şekilde olan projelerin başarılı bir şekilde tamamlanması için anahtar performans göstergeleri (KPI) tanımlayabilir ve projeyi bu KPI’ları dikkate alarak yönetebiliriz. Genel anlamda bu tip bir projede “müşteri memnuniyeti, kapsam, maliyet, kalite ve zaman” KPI olarak belirlenebilir.

Bu tip projelerde projenin fizibilite çalışması kısmında bütçe ve iş programı büyük oranda belirlenir. Bu süreçte unutulan hususlar proje süresince hem süre kaybına hem de ilave maliyete mal olur. Bu sebeple müşteri tarafından gelen taleplerin bütçeye ve zamana etkileri proje başarısı için iyice değerlendirilmelidir. Müşteri memnuniyeti KPI hedefinin tutturulması için diğer 4 KPI (kapsam, maliyet, kalite va zaman) hedefinden uzaklaştırılmamalıdır.

Fatmanur MARAŞ