Değerli meslektaşım Fatmanur MARAŞ ikinci yazısıyla bizlerle. Son zamanlara ülkemizde iyice popüler bir yönetim sistemi haline gelen Yalın Yönetime vurgu yaparak bazı tecrübelerini paylaşıyor. Kendisine değerli katkıları için teşekkür ediyor ve sizi yazısıyla baş başa bırakıyorum. [bem]

Yalın Dijital Dönüşüm

Yalın Dönüşüm ile ilgili bir literatür tanımı yapacak olursak, “Yalın, ‘insan-süreç-amaç’ uyumunu gözeten bir sürekli gelişim stratejisi, bir büyüme motoru, bir insana saygı felsefesidir. Yalın Düşünce Sistemi’nin beyni ‘Amaç’, organları ‘Prosesler’, kalbi ise ‘İnsan’dır. Tümüyle vardır, ama bir tanesi eksikse yalın, yalnızca bir ütopya olarak kalır. Yalın, sadece bir iyileştirme faaliyeti, yönetsel bir prosedür değildir, bir ‘iş mükemmelliği’ stratejisidir. İnsanların ‘düşünme’ yetisini kullanarak ‘problem çözücüler’ yaratmak; Bu problem çözücüler ile ‘mükemmel prosesleri birlikte tasarlamak’ ve bunları ‘sürekli geliştirmek’, bu insan ve prosesler ile gerçek gaye olan ‘iş mükemmelliği’ sistemine ulaşmak yalının esas amacıdır.” (Hakan Acar).

Bütünü görmeyi, gördüğünü incelemeyi, detaylandırıp iyileştirmeyi, sürekli öğrenmeyi, iletişimi, inovasyonu, stratejiyi, psikolojiyi, proje yönetimini, teknolojiyi vb. gibi alanları birleştiren bir alan desek yanlış olmaz diye düşünüyorum.

Yalın üretim iş yapış şeklimizdeki problemleri ortaya çıkararak, daha etkin çalışma yollarını arayarak hem kuruluşlar hem de ülkeler için rekabet avantajı sağlar.

Müşterilerin istediği hizmet yada ürünleri müşterilerin istediği zamanda daha az kaynak harcayarak üretebilmeyi ve müşteri için bir değer yaratmayı hedefler.

Bir süreç/ hizmet/ ürünün vs. darboğazlarını tespit etmek için sizlerin de bildiği gibi veriye ihtiyaç duyarız, çünkü ölçemediğimiz şeyleri yönetemeyiz. Verilerimizi bilgiye, bilgilerimizi stratejilere çevirebiliriz.

Sizlere fikir vermesi açısından iş tecrübelerimden önemli olduğunu düşündüğüm örnekler vermek istiyorum.

Çalışma hayatım boyunca daha çok yatırım projeleri ve sıfırdan sistem kurulumu projelerinde yer aldım. İlk iş deneyimim akıllı fabrika çalışmasıydı (konveyör bant tasarımı yapılacaktı). Bu projede elimde kronometre ve bir not defteri ile UPS cihazlarının montajlama sürelerinin verilerini topladım. Kronometre ile veri toplamak denince basit gibi algılanır oysa orada çok önemli bir detay vardır. Kronometre ile verileri toplarken işinizin sürdürülebilirliğini sağlamak için strateji oluşturursunuz. UPS ürününün içerisindeki her bir malzemenin montaj süresini gelişi güzel şekilde ölçemezsiniz. Ürününüzde ilerleyen zamanlarda değişiklik yapıldığında verilerinizin ve çalışmalarınızın boşa gitmemesi gerekir. Elde ettiğiniz veriler ile süreçleri, sistemleri tasarlar ve iyileştirme alanlarını tespit edersiniz ve süreçleri sürekli iyileştirirsiniz.

İkinci iş deneyimimde hizmet sektöründeydi. Müşteri karlılık, planlama, operasyonel mükemmellik alanlarında çalışma şansım oldu. Bu sefer daha önceki iş deneyimimde görevim olan veri toplama kısmını atlamış artık verileri analiz etme ve verilerden anlamlı bilgiler üretme kısmına geçmiştim. Böylece süreçlerdeki dar boğazları ve iyileştirilecek alanları tespit edip, yönetim raporları tasarlayıp iyileştirmeler yapabiliyordum. Bunları yaparken iletişimi iyi yönetebiliyordum.

Ve son iş deneyimimde ise şirket projelerinin veriye dayalı yönetimi için sistem kurulum projesinde yer aldım. Bu tip projelerde süreçleri analiz etmeden PMI metodolojisini direkt alıp şirketinize entegre edemezsiniz. Öncelikle şirketinizin süreçlerini ve iş yapış şekillerini öğrenmeniz tabiri caiz ise mevcut durum analizini yapmanız gerekir. Elde ettiğiniz bilgilerle sistemi tasarlar, pilot uygulamalarla test eder ve sürekli iyileştirirsiniz.

Bu tür uzun soluklu ve stratejik öneme sahip projelerde çalışırken projelerinizin başarılı olması için kesinlikle doğru bir lider ve ekiple çalışıyor olmanız gerekir. Emin olun bu çok  önemlidir.

Benzer şekilde strateji de öyledir. Bence sistem yada yatırım projeleri uzun soluklu ve çevik projelerdir, süreç sırasında verdiğiniz kararlar sizi bir varış noktasına getirir.

Strateji için “Nereye gideceğini bilmiyorsan, hangi yolu seçtiğinin önemi yoktur” sözü yerine ben daha çok “Ne istemediğimi çok iyi biliyorum, ancak ne istediğime henüz karar vermedim” cümlesini seviyorum. Çünkü hayat sürekli gelişerek ilerlenen bir yolculuktur.

Buna örnek olarak “21” adlı filmden alıntı olan videoyu paylaşmak istiyorum.

İletişim: Bence her proje için olmazsa olmaz faktördür. İletişim; alıcısı ve göndericisi belli olan geri bildirimlerle desteklenen saygılı ve güven veren bir süreç.

Dijitalleşme: Tabi ki yaptığınız sistem yada süreç tasarımının dijitalleşme süreci olmalıdır. İnsan verdiği emeğin çıktısını görmek ister, bu çok doğaldır. Doğru bir yönetim sistemi (stratejik, bölümler arası, günlük) kurarken/kurduktan sonra dijitalleşme, doğrusudur.